Vejledninger - Genindkald

Du kan du aktivere genindkald af dine kunder, hvis de skal have tid til samme ydelse med et regulært mellemrum. Det kunne f.eks. være relevant for en tandlæge, der indkalder til eftersyn en gang hver sjette måned. Du bestemmer selv hvor ofte, de skal udsendes, i hvor lang tid og hvordan.

Du finder 'Genindkald' under Marketingmodulet. 

Genindkald: For at aktivere 'Genindkald' skal du her markere boksen 'Aktiver genindkaldelse af kunder'. 

Vis ikon på kunden ved manglende genindkald: Du kan markere her, hvis du ønsker, at der skal være et synligt ikon ud for kunder, der ikke har genindkald oprettet. Det vil i så fald være det røde ikon i parentesen, der viser sig.

Kør forskudt: Det er muligt, at få systemet til at kigge genindkald igennem, X antal dage før datoen for aftalen. Dvs. hvis du har sat genindkald til f.eks. 20/5, kan systemet lave et tjek f.eks. 10 dage før og finde de kunder frem, som er sat til genindkald 20/5. På denne måde bliver der tid til at udsende breve og tjekke listen igennem inden genindkald den 20/5. Det antal dage, du skriver i boksen, skal være det antal dage forud for genindkaldet, du ønsker, at systemet skal lave tjek.

Under Indkald skabeloner kan du vælge, hvilke genindkald-skabeloner, der skal oprettes og med hvilke indstillinger. Se, hvordan du opretter disse skabeloner længere nede i denne guide.

Oprettelse af skabeloner:

Under 'Indkald skabeloner' kan du oprette skabeloner ved at trykke på 'Opret skabelon'. Du kommer derefter til nedenstående side:

Under 'Rediger genindkald-skabelon' skal du nu indstille følgende:

Skabelonens navn: Angiv her skabelonens navn.

Booking check - Tolerance dage tilbage i tiden: Angiv her, hvor mange dage tilbage i tiden, du tolererer, at kunden har haft en udført booking til den konkrete ydelse, du vil genindkalde til. Ex. hvis du angiver 90 dage, vil systemet kigge på, om kunden har været til Kontrol (Treatment 2) inden for 90 dage. Er dette tilfældet, vil systemet automatisk fjerne kunden fra listen, således at kunden ikke får et genindkald.

Ydelse: Angiv her, hvilken ydelse, der skal sendes genindkald på. Ex. hvis du kun vil lave genindkald på ydelsen 'Treatment 2' og ikke alle andre ydelser, som kunden har booket.

Frekvens (vælg én): Angiv her, hvornår det næste genindkald som udgangspunkt skal sættes fra. Ex. hvis du vil lave genindkald hvert halve år, vil systemet automatisk sætte datoen et halvt år frem.

Fortsæt (vælg én): Angiv her, hvor mange gange der skal sendes genindkald ud. Vælg her mellem 'En gang', 'Uendeligt' eller vælg selv et specifikt antal gange med 'X antal gange'. Dette kunne evt. være et forløb på 5 år.

Når du har oprettet en skabelon, vil den fremgå på listen under 'Indkald skabeloner,' hvor du altid har mulighed for at rette eller slette den.

Oprettelse af steps: 

Hver gang du opretter en genindkaldskabelon, skal du samtidigt oprette de 'Steps', der knyttet til den specifikke skabelon.

Til højre for skabelonindstillingerne kan du oprette disse 'Steps'. Ved at oprette dem, bestemmer du, hvor mange 'Steps' der skal være i et genindkaldelsesforløb, og hvad der skal ske ved de enkelte steps. Når du vælger 'Opret step', kommer et vindue, hvori du kan angive, hvornår første 'Step' skal finde sted efter den fastsatte genindkaldsdato. Skriv det valgte antal dage ud for 'Kør efter dage'.

Herefter kommer du til 'Rediger genindkald-skabelon step'-siden. Her skal du først markere feltet ud for 'Vælg handling ud fra kundens bookinger', hvorefter siden vil folde sig ud til følgende:

Her kan du definere, hvilke kriterier, der skal gælde for, hvornår og hvordan, kunden modtager besked om genindkald.

Definér, hvornår kunden skal/ikke skal have genindkaldelse (flere kan vælges):

Gennemført booking: Systemet tjekker, om kunden allerede har en gennemført booking til den konkrete ydelse, du vil genindkalde til.

Fremtidig booking: Systemet tjekker, om kunden allerede har en fremtidig booking til den konkrete ydelse, du vil genindkalde til.

No show - booking: Systemet tjekker, om kunden ikke mødte op til den af den konkrete ydelse, som du vil genindkalde til.

Slettet booking: Systemet tjekker, om kunden har slettet sin sidste booking af den konkrete ydelse, som du vil genindkalde til.

Ingen booking: Systemet tjekker, om kunden ingen bookinger har af den konkrete ydelse, som du vil genindkalde til.

Hvis noget af ovenstående er kriterier for, at du IKKE ønsker at genindkalde kunden, marker da feltet for 'Afslut forløb'.

Definér, hvordan kunden skal have besked om genindkaldelse (flere kan vælges):

Autobook tid til kunde (søger 30 dage frem): Hvis du sætter flueben her, vil systemet selv booke en tid til kunden. Systemet søger efter en ledig tid i kalenderen fra genindkalsdatoen og 30 dage frem. Her kan yderligere vælges, hvad der skal ske, hvis autobookingen fejler. Du kan vælge mellem SMS, mail, brev, eller at kunden overføre til genindkaldsliste.

Send e-mail: Du kan her vælge at sende en e-mail til kunden. Til dette formål skal der oprettes e-mailskabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' > 'Marketing/Skriv' > 'Skabeloner'. Se, hvordan du opretter e-mailskabeloner her. Når disse er oprettet, vil du kunne vælge en specifik e-mailskabelon, samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send SMS: Du kan her vælge at sende en SMS til kunden. Til dette formål skal der oprettes SMS-skabeloner. Disse skal oprettes under 'Kunder' > 'Marketing/Skriv' > 'Skabeloner'. Se, hvordan du opretter SMS-skabeloner her. Når disse er oprettet, vil du kunne vælge en specifik SMS-skabelon, samt vælge om den skal sendes ud automatisk.  

Send brev: Du kan her vælge at sende et brev til kunden. Du kan selv oprette brevskabeloner, se her. 

Overfør til genindkaldliste: Her kan du markere, hvis du ønsker at overføre kunden til en genindkaldsliste. Du kan derudover give kunden en markering, der er en form for ekstra status, som du kan koble på kunden. Denne vil følge kunden og være synlig på listen. 

Husk at klikke på opdater, når du er færdig, og klik derefter en enkelt gang på 'Tilbage'. Nu kan du gentage processen, hvis du ønsker at oprette flere steps til din genindkaldelses-skabelon.

Kasse flyt dato:

Du kan tilknytte ydelsens varenummer til skabelonen. Hvis et eller flere af de søgte varenumre/varer bliver solgt i kassen, vil kundens genindkaldelse automatisk flyttes, således at genindkaldelsen passer til den dato, varen er solgt.

Genindkald via kundeprofil

Med genindkaldelses-skabelonen oprettet, er det nu tid til at aktivere den hos den enkelte kunde. Dette gøres via kundens profil (Kundeoplysninger), under fanen 'Genindkald'.

Her klikker du på 'Opret genindkald', hvorefter du angiver den ønskede skabelon samt datoen for næste indkaldelse.

Klik på 'Opdater kunde', og kunden vil nu få genindkalc på den valgte dato.