Vejledninger - Opret nyt event

Kom nemt i gang med et nyt event ved at gå til menupunktet Events, og tryk herefter på 'Opret event'.

Herefter skal du udfylde overskrift, dato samt et tidspunkt for eventet. Har du endnu ikke oprettet eventgrupper, skal dette først gøres. Det ikke så vigtig, hvad navnet på gruppen er, medmindre der laves rigtig mange. Dette kan fx være lokationer 

Klik herefter på 'Opret event', og dit event er nu oprettet! 
 

På hvert event har du mulighed for at ændre indstillingerne, så de passer til dine behov. Dette gøres under 'Rediger event'.

Generelle indstillinger: 

​

Under 'Generelle indstillinger' har du følgende muligheder:

• Aktiv: Her kan du bestemme, om eventet skal være aktivt. Hvis eventet er inaktiv, kan dine kunder ikke se eventet.
• Dato /Tidspunkt: Her kan du bestemme, hvornår eventet skal afholdes. 
• Begrænset antal pladser: Her kan du bestemme, hvor mange pladser der skal være på eventet. Hvis pladsbegrænsning ikke er aktiveret, er der et ubegrænset antal pladser på eventet.
• Tilmeld flere på én gang: Her kan du bestemme, om det skal være muligt at tilmelde mere end en person ad gangen til eventet. Hvis denne boks er markeret, vises der et felt, hvori kunden kan indtaste, hvor mange personer vedkommende ønsker at tilmelde. Husk at indtaste hvor mange personer, der maksimum må tilmelde ad gangen.
• Opret billet (.pdf): Her er det muligt at oprette billetter til et event. Billetterne genereres som en PDF. fil. Bemærk, at billetterne kan vedhæftes under bekræftelsesemail til kunden.
• Send bekræftelsesmail til kunden: Hvis denne boks er markeret, sendes der en bekræftelses-mail til kunden, når vedkommende tilmelder sig eventet. Her kan vedhæftes fx. kalenderaftale (.ics) og/eller billet (.pdf)
• Send kopi af bekræftelses-email: Ved at markere boksen ud for 'Send kopi af email til' og indtaste en e-mail har du mulighed for at modtage en kopi af alle bekræftelses email. Du kan dermed nemt holde styr på nye tilmeldinger.
• E-mail påmindelser: Du har mulighed for at sende en påmindelse til kunden om dennes aftale X timer før aftalen via e-mail. Du har mulighed for at sende i alt to automatiske påmindelser til kunden, og du kan selv bestemme, hvor lang tid før kundens aftale, de skal sendes. Påmindelsesfunktionen aktiveres ved at markere tjekboksen ud for den eller de ønskede e-mails. Husk at indstille hvor lang tid før, e-mailen skal sendes. Tryk herefter 'Opdater', og påmindelsesfunktionen er nu aktiveret!
• SMS påmindelse: Du har mulighed for at sende enten en eller to påmindelse(r) til kunden om dennes aftale X antal timer før aftalen via SMS. Du kan f.eks. vælge at sende en påmindelse pr. SMS til kunden allerede 24 timer før aftalen og følge op med en ny SMS f.eks.1 time før. SMS påmindelsesfunktionen aktiveres ved at markere tjekboksen og indstille hvor lang tid før SMS'en skal sendes. Tryk herefter 'Opdater' og påmindelsesfunktionen er nu aktiveret! 
• Tilmelding deadline: Her kan du vælge en tilmeldingsdeadline, hvorefter det ikke længere er muligt at tilmelde sig eventet. Hvis du ønsker at benytte dig af en tilmeldingsdeadline, skal du foruden at vælge en dato også sikre dig, at boksen 'Benyt deadline for tilmelding' er markeret.
• Vis fra dato: Her kan du bestemme, at eventet først skal vises fra en bestemt dato, f.eks. hvis du ikke ønsker at offentliggøre eventet før denne dato. Hvis du ønsker dette, skal du, foruden at indtaste en dato, huske at markere boksen 'Benyt vis fra'.
• Skjul fra dato: Her kan du vælge en udløbsdato, hvorefter eventet ikke længere skal vises.
• Åben for tilmelding: Her kan du bestemme, hvornår eventet skal kunne bookes fra. Den dato, hvor eventet kan bookes fra, kan sagtens ligge på et senere tidspunkt end 'vis fra'-datoen. Hvis en kunde forsøger at tilmelde sig eventet før denne dato, vil vedkommende blive mødt af en tekst, der forklarer, at der endnu ikke er åbent for booking. Denne tekst kan ændres under eventtekster. 

Har du flere Events, der ligner hinanden men ligger på forskellige datoer, kan du spare en hel del opsætningstid med knappen 'Kopier event'.
Her angiver du den nye dato, og så er eventet kopieret med alle indstillinger og klar til brug. 

Under 'Billede og tekster' har du følgende muligheder: 

• Billede: Her kan du uploade et billede (900x450px).
• Overskrift: Her kan du ændre eventets overskrift, dvs. eventets navn.
• Tekst - kort: Her kan du indtaste en lille appetitvækker om eventet, der f.eks. kan indeholde en kort beskrivelse. Denne vises i eventlisten.
• Beskrivelse: Her kan du indtaste en beskrivelse af eventet. Beskrivelsen vises, når kunden er inde på selve eventet. For at indtaste en beskrivelse af eventet skal du indtaste en tekst i teksteditoren, dvs. i tekstfeltet. 
  Det er i teksteditoren muligt at anvende såkaldte erstatningskoder, hvor du skriver en kode, der bliver erstattet af noget i teksten, f.eks. bliver [seatsLeft] erstattet med antallet af pladser på eventet. Disse erstatningskoder kan du se her: Erstatningskoder Event 

Under 'Eventgrupper' kan du se, hvilken gruppe eventet ligger i. Eventet kan godt ligge i flere grupper. Hvis du har flere eventgrupper, kan du flytte eventet fra én eventgruppe til en anden. Det gør du ved at flytte fluebenet. 

Læs mere om, hvordan du laver ændringer i eventgruppen.

Under 'Tilmeldingsfelter' står eventet til at følge din felt-liste og have de indstillinger, du har sat under 'Event tilmeldingsfelter'. 

Hvis markeringen i 'Benyt default felter' fjernes, kommer der en mulighed for at rette og tilføje felter.

Læs mere om at oprette tilmeldingsfelter. 

Såfremt du har Online betaling-modulet, kan du under 'Online betaling' aktivere dette på eventet ved at markere feltet. 

Hvis varenummeret allerede er oprettet, skal du blot skrive det og opdatere. Har du endnu ikke oprettet varenummer, skal du klikke på 'Opret ny vare'.

Her skal du udfylde følgende:

- Varenummer (Bemærk, at varenummeret kan bestå af både tal og bogstaver)
- Varenavn
- Pris
- Ny eller eksisterende varegruppe

Afslut ved at trykke 'Opret vare', og tryk herefter 'Opdater' ud for 'Tilknyt ydelse til vare'.

For at lette dit overblik anbefales det, at du opretter en eller flere varegrupper, som du ønsker at placere dine ydelser i. Du har mulighed for at oprette en ny varegruppe direkte, når du opretter varenummeret. Dette kunne f.eks. være en varegruppe med navnet 'Ydelser' (For mere information om oprettelse af varegrupper se Varegrupper).

Under 'Ressourceindstillinger' kan du aktivere booking af en eller flere ressourcer på dit event. Du kan selv indstille, hvornår ressourcerne skal bookes, samt om ressourcerne skal bookes pr. deltager/tilmelding/event. 

Under 'Integrationer' har du mulighed for at aktivere integrationer. 

Under 'Indsætningskoder' > 'Direkte link' kan du finde indsætningskoden til at vise eventet på din hjemmeside. Linket skal indsættes på din hjemmeside. Via 'Gå til' kan du se, hvordan eventet ser ud fra kundens perspektiv.