Vejledninger - Automatisk booking af ressourcer

En ressource kan bookes automatisk sammen med en ydelse. Bookingsystemet vil i så fald tage højde for, om pågældende ressource er ledig, når ydelsen ønskes booket, og kun vise ledige tider, hvor ressourcen også er ledig. Bookingen sker særskilt, hvilket betyder, at ressourcen kan bookes i både kortere og længere tid, end bookingen af ydelsen. Dette er eksempelvis relevant for en frisør, der har en tørrehjelm, der skal bruges, når en kunde booker en tid til hårfarvning. Selve hårfarvningen har en varighed af 90 minutter, men tørrehjelmen er kun i brug de sidste 45 minutter af tiden. Dermed skal tørrehjelmen kunne bookes af en anden de første 45 minutter.

For at aktivere automatisk booking af en ressource gå da til 'Indstillinger' > 'Ydelser'. Tryk herefter 'Ret' ud for den ydelse, du ønsker at aktivere automatisk ressourcebooking for, og åbn derefter fanen 'Ressourceindstillinger'. 

Du har her mulighed for at aktivere automatisk booking af op til tre forskellige ressourcer. For at aktivere automatisk ressourcebooking skal du sætte flueben ud for boksen 'Aktiver book af ressource 1 ved book af ydelse', hvorefter flere felter fremkommer (Som vist i skærmbilledet).

Hvis du allerede har aktiveret booking af en eller to andre ressourcer, skal du vælge 'Aktiver book af ressource 2 ved book af ydelse' eller 'Aktiver book af ressource 3 ved book af ydelse'.

Vælg herefter, hvilken ressource du ønsker at aktivere booking af. Du har mulighed for at aktivere booking af en eller flere bestemte ressourcer eller at aktivere booking af en vilkårlig ressource i en bestemt ressourcegruppe. Hvis der kun eksisterer én ressource af den type, der skal anvendes, skal du vælge denne. Hvis der eksisterer to eller flere eksemplarer af samme ressourcetype, og det er ligegyldigt, hvilken ressource, der bookes, kan disse oprettes i samme gruppe. Du kan herefter vælge at booke vilkårligt i denne gruppe. Ved at vælge vilkårligt mellem ressourcerne, optimeres chancerne for at få flest mulige bookinger i kalenderen, da en ydelse ikke kan bookes, hvis ikke mindst en af de valgte ressourcer er ledige - jo flere ressourcer der er at vælge imellem, des større chance er der for, at en ressource er ledig på det tidpunkt, hvor kunden ønsker at booke en tid. Vilkårlig booking i en ressourcegruppe kunne f.eks. være relevant, hvis ovennævnte frisør har tre ens tørrehjelme, og det er ligegyldigt, hvilken tørrehjelm der bookes. Her kunne frisøren oprette en gruppe med navnet 'Tørrehjelme' og herudover tre ressourcer i denne gruppe ('Tørrehjelm 1', 'Tørrehjelm 2' og 'Tørrehjelm 3'). Hvis du kun ønsker at udvalgte ressourcer i en ressourcegruppe skal kunne bookes, kan du vælge disse enkeltvis. Systemet vil herefter booke vilkårligt blandt de valgte ressourcer. Dette kunne f.eks. bruges, hvis det kun er 'Tørrehjelm 1' og 'Tørrehjelm 3', der skal kunne bookes til en bestemt ydelse.

Du skal herefter vælge, hvornår bookingen af ressourcen skal starte og slutte. Du kan vælge, at start- og sluttidspunkt for ressourcebookingen skal være samme tidspunkt som ydelsesbookingen. Du kan dog også vælge at starte ressourcebookingen før eller efter ydelsesbookingen ved hjælp af 'Start +/-'-funktionen. Hvis du ønsker det, kan du her indtaste hvor mange dage, timer og/eller minutter, du ønsker, at bookingen af ressourcen skal starte før eller efter bookingen af ydelsen

Slutteligt har du også mulighed for at tilknytte ressourcer til hold og parbookinger, hvor der kun skal bruges én overordnet ressource og ikke en ressource til hver deltager. Dette gøres under 'Ressourcen bookes som udgangspunkt 1 gang pr. deltager'. Her kan du så sætte flueben i boksen ud for 'Hvis markeret, så bookes denne ressource dog kun 1 gang pr. par (gruppe) booking', hvorved du kun booker én enkelt ressource til holdet/parbookingen.

Når du booker en ressource, vil denne ressource ligge på deltager 1's booking. Dvs. at den første, der melder sig på holdet/parbookingen, låser denne ressource til holdet/parbookingen. Hvis deltager 1 sletter sin booking igen, låses ressourcen derefter til deltager 2 osv. 

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring! 

Når du har aktiveret ressourcebooking ved booking af en ydelse, vil ressourcebookingen, når der fremover bookes tid til pågældende ydelse, fremgå af den konkrete booking.

Du har ikke her mulighed for at ændre ressourcebookingen, men ved at trykke på ressourcenavnet kommer du videre til 'Vis / Book'-funktionen, hvor du har mulighed for at foretage ændringer (Se Manuel booking af ressource for mere information).

Hvis du ønsker at flytte bookingen, anbefales det, at du anvender 'Ret dato'. Du har her mulighed for at flytte bookingen til et andet tidspunkt, der overlapper med det oprindelige, og samtidig flytte ressourcen automatisk med. Hvis du flytter en booking ved hjælp af 'Ret dato', vil du kun få vist ledige tider, hvor ressourcen også er tilgængelig.