Vejledninger - Gå til kasse

Når du trykker på menupunktet 'Kasse', vil du blive overført til selve kassen, hvor du kan modtage en betaling fra en kunde. Bemærk, at det er nødvendigt, at en kasse i forvejen er blevet åbnet (Se Åbn kasse for mere information).

På denne side kan du påbegynde en ny bon. Hvis du har flere kasseapparater, vælger du det kasseapparat, hvori betalingen skal foregå (1). Du kan også her vælge, hvilken ekspedient, der modtager betalingen (2). Det er muligt at aktivere, at en ekspedient skal vælges, før en betalig kan gennemføres. Dette aktiveres i kasseapparatets indstillinger. (Se Kasseapparat(er) for mere information). 

I øverste venstre hjørne har du mulighed for at indtaste en kode på et gave- eller værdikort (3), der skal anvendes til at foretage en betaling. Hvis du har aktiveret stregkodefunktionen på pågældende kasseapparat, har du herudover mulighed for at indtaste en vares stregkode (4). Bemærk at brugen af stregkode aktiveres under kasseapparatets indstillinger (Se Kasseapparat(er) for mere information).

Du har i felterne 'Varenr.' (5) og 'Beskrivelse' (6) mulighed for at søge direkte efter en bestemt vare i varekartoteket. Varen indsættes på bonnen ved at vælge den ønskede vare i listen. Som standard indsættes det, at der skal købes ét eksemplar af pågældende vare, men du kan i feltet 'Antal' (7) ændre antallet af varer, som kunden køber. Til venstre for varelinjerne, er der et synligt ikon (8), hvis den pågældende linje kommer direkte fra en konkret booking. Holder du musen over ikonet, vil du kunne se flere oplysninger om denne booking. 
Under 'Medarbejder' (9) har du herudover mulighed for at vælge, hvilken medarbejder har betjent pågældende kunde. Hvis varen er en ydelse, vil medarbejderen være den person, der har udført ydelsen for kunden, mens medarbejderen ved en fysisk vare vil være den person, der sælger varen til kunden. Bemærk at ekspedient og medarbejder ikke nødvendigvis behøver at være samme person.

I feltet 'Pris' (10) indsættes varens pris som defineret under varens indstillinger automatisk, men du har mulighed for at give rabat på den pågældende vare i feltet 'Rabat' (11). Som udgangspunkt skal rabatten indtastes som en procentrabat, men du har under kasseapparatets indstillinger mulighed for at bestemme, at rabat i stedet skal angives i DKK (Se Kasseapparat(er) for mere information). Slutteligt kan du i feltet 'Total' se, hvad kunden skal betale for varen, hvilket bestemmes af felterne antal, pris og rabat. Hvis du ikke ønsker, at man skal kunne ændre i 'Pris', 'Rabat' og 'Total'-felterne, kan du under kasseapparatets indstillinger bestemme, at dette ikke skal være muligt (Se Kasseapparat(er) for mere information). Du har mulighed for at tilføje et ubegrænset antal af varelinjer. Du kan dermed følge ovenstående procedure til at indtaste det ønskede antal af varer, hvor forskellige varer vil vises på hver deres varelinje. Du har mulighed for at slette en varelinje ved at trykke på det røde kryds (13). Hvis den valgte vare er del af et pointprogram, vil der ved siden af det røde kryds fremkomme en lille blå mand (14). Ved at holde musen over den blå mand vil du kunne se, hvor mange point kunden vil optjene ved at købe varen og hvor mange point varen koster. Hvis kunden har optjent et tilstrækkeligt antal point, er der også mulighed for at anvende disse point til at købe varen (Se Optjening og brug af point i kassen for mere information).

Hvis du sælger et værdikort med automatiske trækninger, vil du ved gennemførsel af købet få mulighed for, at angive kundens betalingsoplysninger for fremtidige trækninger (se [GUIDE_P759: Automatiske trækninger] for mere information).

Hvis du ønsker at sælge og bruge et værdikort på samme bon er det vigtigt at du husker at sætte flueben i feltet 'Nyt - benyt' (15), for at bruge værdikortet. For at kunne sælge og bruge et værdikort på samme tid, skal du aktivere dette under Kasseapparat(er).

Du har mulighed for at søge efter den kunde, der foretager købet (16). Søgningen sker på tværs af dine kundekartoteker. Når du vælger kunden i søgelisten, indsættes kundens informationer automatisk. Hvis du foretager ændringer i disse informationer, gemmes ændringerne, når du gennemfører betalingen. Du har også mulighed for at oprette en ny kunde uden at forlade kassen ved at trykke 'Opret ny kunde?' (17). At tilknytte en kunde til en betaling har mange fordele, eksempelvis kan du under den enkelte kundes kundeprofil se, hvilke køb kunden har foretaget (Se Varer købt af enkelt kunde for mere information). Samtidig kan du i kassen se, hvorvidt den valgte kunde har gyldige værdikort, der kan bruges til betaling. Hvis kunden ønsker, at et værdikort skal bruges til betaling, trykkes på 'Benyt' (18), hvorefter værdikortets informationer indsættes som betalingsmiddel. Slutteligt kan du se, hvor mange point kunden vil have før og efter det pågældende køb. Bemærk at dette kræver, at du har oprettet og aktiveret mindst et pointprogram (Se Pointprogrammer for mere information).

Under 'Betaling' kan du vælge, hvilken betalingsmetode kunden ønsker at anvende. De betalingsmetoder, der kan anvendes, skal aktiveres af GECKO Booking. Hvis du ønsker at modtage en betalingstype, der ikke allerede er aktiveret, skal du derfor kontakte GECKO Booking og vi vil aktivere den kvit og frit. Indtast det beløb du modtager ud for den betalingstype kunden anvender. Hvis kunden eksempelvis skal betale 1500 DKK (19), men giver dig 2000 DKK, skal du indtaste 2000 i kontant-feltet (20). Du vil yderst til højre kunne se, hvor mange penge kunden skal have retur (21). Når du gennemfører bonnen, vil du blive mødt med en påmindelse om, at kunden skal have penge retur. Ligeledes vil du blive mødt med en advarsel, hvis et tilstrækkeligt beløb ikke er indtastet under 'Betaling'.

Øverst over 'Kunde' ligger en dropdown menu med navnet 'Opret som' (22). Den indeværende bon kan nu oprettes som en faktura ved at vælge 'Faktura' i menuen. Bemærk at dette kræver, at brug af faktura er aktiveret. Dette gøres under 'Avancerede indstillinger' > 'Back-end' > 'Faktura' (Se den separate vejledning Generel vejledning for mere information). Du har desuden mulighed for at tilpasse indholdet af fakturaen ved at anvende erstatningskoder. Se mulighederne under Erstatningskoder. Derudover er der mulighed for at lave en splitbetaling (23). Dette kan gøres, hvis en kunde f.eks. skal betale 1500 kroner, men kun kan betale 1000 kroner og ønsker at få en faktura på resten af beløbet, eller hvis eksempelvis kommunen skal betale en del af regningen. Læs mere, om hvordan du laver delbetalinger her.

Hvis du har aktiveret funktionen 'Opret bon som faktura' under de generelle indstillinger for kasseapparatet, har du her mulighed for at søge efter en allerede oprettet debitor i søgefeltet i midten af siden (24). Når du vælger debitoren i listen, indsættes debitorens informationer automatisk. Du har også mulighed for at oprette en ny debitor direkte i kassen ved at indtaste debitorens informationer i felterne. Du kan også vælge at oprette kunden som debitor (25), hvorved debitor informationerne vil blive udfyldt automatisk med informationerne fra kundeprofilen. Du knytter herved også kundeprofilen og debitoren til hinanden. Når du gennemfører bonnen, vil du foruden en kvittering have mulighed for at printe fakturaen. For mere information om debitorindbetaling se Debitoroversigt.

Det er i GECKO Booking muligt at have flere uafsluttede bonner i gang på samme tid, f.eks. i forbindelse med sideløbende ekspeditioner. At gemme en uafsluttet bon kaldes i GECKO Booking at parkere en bon. Når du vælger at parkere en bon (26), kan du senere hente den frem og evt. koble den sammen med en igangværende bon. Ved at klikke på 'Vis parkerede' (27) kan alle parkerede bonner ses og genindlæses. Tryk 'Hent' ud for den parkerede bon, du ønsker at fortsætte. Informationerne på denne bon indsættes herefter på den igangværende bon, hvad enten den er blank eller allerede indeholder information. Du har også mulighed for at slette parkerede bonner. Du kan også annullere den igangværende bon (28). Du har mulighed for at foretage udlæg fra kassen, eksempelvis hvis du skal bruge kontanter til at købe kaffe på virksomhedens regning. Når du trykker 'Udlæg' (29), åbnes et pop-op vindue. Du skal her indtaste, hvor stort et beløb udlægget skal være på, hvilken ekspedient, der foretager udlægget samt en årsag til hvorfor udlægget foretages. Når du trykker på 'Registrer udlæg', bliver udlægget talt med i kasserapporten og kontanterne kan tages fra kassen. Du har mulighed for at se en liste over alle boner, der er gennemført i den pågældende kasse (30). Hvis du har aktiveret muligheden for nulsalg, kan du gennemføre en bon uden køb (31). Bemærk, at denne funktion skal aktiveres under kasseapparatets indstillinger (Se Kasseapparat(er) for mere information). En bon gennemføres ved at klikke på 'Gennemfør'. Er der stadig et restbeløb i forhold til betaling, vil man blive mødt med en advarsel. Herefter gemmes bonnes, og den udskrives automatisk på den tilkoblede printer. Du har også mulighed for at sende bonnen pr. e-mail til kunden.

Som nævnt ovenfor kan du ved at trykke på knappen '+SPLIT', splitte en faktura op mellem en kunde og en debitor. 

Når du har trykket på knappen, vil du kunne se et "popup"-vindue, hvori du kan oprette selve splitningen af fakturaen.

I popup-vinduet indstiller du de betingelserne, der er for denne splitfaktura.
Her kan du udfylde følgende:

EAN att.: Her vælger du: ordrenummer, referencenummer eller bevillingsnummer alt efter aftale med den sekundære debitor, i forhold til den konkrete kunde.

Betalingsbetingelser: Her vælger du, hvor lang betalingsfrist der skal gælde for denne faktura til den sekundære debitor. Du skal selv oprette betalingsbetingelser, før disse kan vælges. Se, hvordan du gør, her i FAQ‘en om oprettelse af betalingsbetingelser.

Opret som: Her har du mulighed for at vælge, hvad fakturaen skal oprettes som. Du kan her vælge mellem 'Faktura' eller 'Faktura (EAN via Truelink)'. Sidstnævnte bliver benyttet, hvis man ønsker at sende EAN-fakturaer direkte fra kassen til det offentlige. Læs mere om betingelserne for dette [GUIDE_P709:her], og hvordan du aktiverer det i denne FAQ. 

Tekst andel 1: Her kan du skrive en tekst, der gælder for den ene andel af betalingen, som debitor oprettet i split-fakturaen får noteret på sin bon/faktura. Det kan f.eks. være 'Patient andel' eller andet, der forklarer, hvem der står for denne del.

Tekst andel 2: Her kan du skrive en tekst, der gælder for den anden andel af betalingen, som kunden i kassen får noteret på sin bon/faktura. Det kan f.eks. være 'Kommune andel' eller andet, der forklarer, hvem der står for denne del.

Split type: Her kan du markere om den andel, der skal betales af debitoren, skal angives som beløb eller som procentdel af det samlede beløb.

Værdi: Ud fra valg af split type, angiver du her beløbet eller procentdelen, som den sekundære debitor skal betale.

Når du har oprettet splitfakturaen som ønsket, trykker du på 'Opret split faktura'. Under 'Betaling' i kassen vil der nu stå, hvor meget der er tilbage af beløbet til betaling. Gennemfør nu restbetalingen, ved at vælge hvilken betalingsmetode, denne del af regningen skal betales med. Vælger du også her, at betalingen skal oprettes som en faktura, vil der, når der er trykket 'Gennemfør', være to fakturaer tilgængelig.

Du kan ligesom med almindelige boner/fakturaer også parkere en splitfaktura ved at trykke på 'Parker bon'. Når du henter den igen på et senere tidspunkt, vil det være med alle de informationer, som den blev gemt med.