Vejledninger - Kasseapparat(er)

I GECKO Booking har du mulighed for at have et eller flere kasseapparater tilknyttet din konto. Som standard er ét kasseapparat tilknyttet din konto, men hvis du ønsker at tilkøbe yderligere kasseapparater, kan du gøre det i systemet. Flere kasseapparater kan f.eks. anvendes, hvis din virksomhed er fordelt på flere lokationer, og du derfor har behov for et kasseapparat på hver lokation. Ved at anvende flere kasseapparater holdes informationen fra de forskellige kasseapparater adskilt, det er muligt at anvende separate lagere, og du kan anvende forskellige indstillinger for kasseapparaterne. Hvis du har behov for at tilkøbe flere fysiske kasser, bonprintere og/eller stregkodescannere, kan GECKO Booking også være behjælpelig med dette (Se Tilkøb til kassemodulet for mere information).

Du har mulighed for at rette indstillingerne for det enkelte kasseapparatet ved at trykke 'Kasseapparat(er)' under 'Indstillinger'. Er der flere kasseapparater tilkoblet, vælges en fra oversigten. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Tryk herefter 'Opdater' i bunden af siden.

Ved at trykke på den lille pil til højre kan du se og ændre indstillingerne i den pågældende kategori.

Generelt 

Under fanebladet 'Generelt' har du mulighed for at ændre følgende generelle indstillinger:

• ID: Fortæller kasseapparatets ID. Dette ID tildeles automatisk dit kasseapparat af GECKO Booking, så kasseapparaterne kan adskilles i vores system.
• Navn: Ændr her kasseapparatets navn. Dette navn kan ikke ses af kunder, men navnet kan bruges af dig til at adskille kasseapparaterne fra hinanden, hvis du har oprettet flere apparater. Hvis du f.eks. har flere lokationer med et kasseapparat på hver lokation, kan kasseapparaterne navngives efter lokationen, eksempelvis kunne kasseapparaterne navngives 'København' og 'Aarhus'.

Generelle kasseindstillinger

• Moms PCT:  Angiv her procentsatsen for moms. Hvis moms ikke skal afregnes i din virksomhed, sættes feltet til 0%.
• Vis med/uden moms :  Bestem her, om det skal være muligt at ændre med/uden moms i kassen.
• Rabattype: Vælg her, hvorvidt rabat skal angives i DKK eller i procent. Som standard angiver rabatfelterne i kassesystemet rabat i procent.
• Kun fakturaer: Bestem her, hvorvidt alle køb oprettes som fakturaer.
• Split faktura: Her kan du markere, hvis du ønsker muligheden for at splitte en faktura mellem en kunde og en debitor, så disse to parter hver betaler en del af det samlede beløb. Når du aktiverer denne, vil denne mulighed være tilgængelig i kassen og det er også her du angiver hvor meget hver part skal betale. Læs mere her. 
• Saml bookinger på bon: Bestem her, hvorvidt en kunden, som har flere bookninger på samme dag, kan fo en bon med alle bookinger.
• Auto print bon: Hvis markeret startes printdialog automatisk ved gennemført salg.
• Auto e-mail bon / faktura: Marker her, hvis du ønsker, at der skal sendes en e-mail automatisk med enten bonnen eller fakturaen. Det er ikke muligt at kun sendes ved en af delene. E-mailen kan kun sendes til kundens e-mailadresse.
• Send e-mail ved gennemført salg: Her kan du markere, hvis du ønsker at sende en e-mail ved hvert salg. Ved aktivering kan du indtaste dit indhold, som kan sendes til flere e-mails og ligeledes sende automatisk. Funktionen kan bl.a. bruges til TrustPilot. Kan man inkorporeret trustpilot efter man har fået en behandling hos os? 

Hardware og add-ons

• Stregkode aktiv: Bestem her, hvorvidt brugen af stregkode skal være aktiv. Hvis du har en stregkodelæser og indtaster en stregkode på dine varer, kan disse nemt indscannes.
• Vis nulsalgs knap: Aktiver en nulsalgsknap i kassen, der gør det muligt at gennemføre en nulsalgsbon, dvs. en bon uden et egentligt køb. Dette kan eksempelvis bruges, hvis du har en kasseskuffe, der kun kan åbnes, når et køb i kassen gennemføres, hvorfor du med denne funktion kan lave en bon uden salg på, hvormed kasseskuffen åbnes.
• Aktiver TrueLink EAN fakturering:  Hvis denne funktion er valgt, kan EAN-fakturaer blive sendt direkte fra kassen til det offentlige. Dette kræver en konto ved TrueLink, som skal oprettes via os. Derudover er det påkrævet at du udfylder EAN-nummer og CVR-nummer samt EAN att. person på dine debitorer. Læs mere om hvordan du aktiverer den her.  
  Bemærk: Knappen skal benyttes for at koble TrueLink til din Gecko konto. 

Åben - og luk kasse

• Kontroller kontantbeholdning ved åben kasse: 
  Bestem her, om kontantbeholdningen skal kontrolleres mod den sidst lukkede kasses aftenbeholdning.
  Du kan også vælge at få aftenens kassebeholdning vist, når du åbner kassen.
  Hvis der er difference kan du vælge at få vist en pop-up hvor du enten skal bekræfte differencen eller ændre beløbet, som kassen skal åbnes med.
  Desuden kan du få tilsendt en SMS, hvis kassen ikke åbnes med samme beløb, som den blev lukket med aftenen før.
  En eventuel kassedifference om morgenen vil indgå i kasseafstemningen for dagen, og vil også blive indregnet på eksporten af kasseafstemningen.
• Udvidet luk kasse: Bestem her, hvorvidt man kan medtage online fakturaer, debitorindbetalinger, udligninger, renter og rykkergebyrer i kassen
• Send SMS ved lukning af kasse: Vælg at modtage en SMS, når en kasse lukkes. Foruden at aktivere funktionen, skal du huske at indtaste mindst et mobilnummer (Flere adskilles med komma (,)). Det er desuden også muligt at ændre teksten i den SMS, der sendes, når kassen lukkes. Se guiden over erstatningskoder for kassen, for at se hvilke der kan bruges i SMS'en.
• Vis medarbejderomsætning: Bestem her, hvorvidt statistikken over medarbejderomsætningen skal vises, når du lukker en kasse. Statistikken vil blive vist på kasseopgørelsen, der vises, når kassen er blevet lukket.

Restriktioner

• Tving kunde valgt: Bestem her, hvorvidt man vælge en kunde for at kunne gennemføre et salg i kassen.
• Tving ekspedient: Bestem her, hvorvidt en ekspedition i kassesystemet kun kan gennemføres, hvis der er valgt en ekspedient.
• Tving medarbejder: Bestem her, hvorvidt en ekspedition i kassesystemet kun kan gennemføres, hvis der er valgt en medarbejder.
• Tving åben kasse ny dag: Aktiver, at der kræves, at der åbnes en ny kasse efter midnat. Det er dermed ikke muligt at benytte samme kasse på forskellige datoer.
• Tving luk tidligere kasse før ny kan åbnes: Aktiver, at der kræves, at en åben kasse skal lukkes, før en ny kan åbnes. På denne måde sikres det, at der altid foretages en kasseopgørelse, før en ny kasse åbnes.
• Tving ingen parkerede bon ved luk kasse: Aktiver, at en advarsel fremkommer, hvis der ligger parkerede bonner, når du lukker kassen. Parkerede bonner er bonner, som ikke er gennemført. Hvis funktionen er aktiveret, kan kassen ikke lukkes, før de parkerede bonner enten er blevet gennemført eller slettet.
• Tving 'lukket af' ved luk kasse': Her kan du markere, hvis du ønsker at det skal angives hvilken medarbejder der lukker kassen. Hvis denne ikke markeres, gøres det valgfrit om man vil angive 'lukket af''. 
• Må rette i varelinie priser: Bestem her, hvorvidt det skal være muligt at rette i 'Pris', 'Rabat' og 'Total'-felterne på varelinjen i kassen. Hvis boksen ikke er markeret, kan man kun sælge til standardprisen.
• Varenr. skal eksistere: Hvis du markerer her, skal et varenr. være oprettet, før der kan gennemføres et køb i kassen. Det betyder, at når der skrives en vare i varelinjen, skal denne vare have et varenr. tilknyttet, før den kan sælges. Hvis ikke varen har dette, vil du blive mødt af et advarselsvindue, der gør dig opmærksom på, at der ikke er et varenummer tilknyttet. 
• Må rette i gavekortbeløb: Bestem her, hvorvidt det skal være muligt at rette i værdi-/gavekort beløb i kassen og på kasseopgørelsen. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis du ønsker, at det skal være muligt at give tilbage på et værdikort, f.eks. hvis værdikortet har en værdi på 500 DKK, og der skal betales 475 DKK. Hvis denne funktion er aktiveret, kan du i kassesystemet nu hæve 500 DKK på kortet og give kunden 25 DKK retur i kontant.  
  Vær opmærksom på, at det beløb, du vælger at hæve på kortet udover det krævede, ikke automatisk hæves på kortet. Hævningen skal ske manuelt under det enkelte kort. Hvis dette ikke sker, vil kunden stadig have et gavekort med den resterende værdi. I ovenstående eksempel vil kunden have et gavekort på 25 DKK samtidig med at kunden har fået 25 DKK retur i kontant.
• Indløse gamle gavekort?: Hvis markeret, kan man i kassen vælge at indløse udløbne gavekort.
• Indløse personligt gave-/værdikort til anden kunde?: Hvis markeret, kan man i kassen vælge at indløse personlige værdikort til en anden kunde end ejeren.
• Opret og indløs værdikort på samme bon: Sælg et værdikort i kassen, og benyt det som betalingsmiddel med det samme. Dvs., at har din kunde fået en behandling og efterfølgende ønsker et klippekort på 10 behandlinger, kan du sælge klippekortet til kunden og samtidig trække første klip på kortet for den netop overståede behandling. Når du tilføjer et værdikort i kassen, bliver det nu vist med det samme. Har du på værdikortet markeret, at der er mulighed for at vælge startdato for værdikortet, bliver denne funktion deaktiveret, og kortet sættes gyldigt fra dags dato. På bonen bliver varen nu betalt med et klip, samtidig er klippekortet nu blevet nedskrevet med 1 klip.
  
  Bemærk! Ønsker du at bruge værdikortet ved købet, skal det altid "krydses af", før det bliver benyttet. Se gå til kasse, angående hvordan du bruger værdikort i kassen.

Online ordre

• Annuller ikke betalt online ordre:  Bestem her, hvorvidt at når en ubetalt online ordre bliver flyttet over i kassen og betalt, markeres ordren automatisk annulleret.
• Træk booking til kassen: Bestem her, hvorvidt at hvis en online ordren ikke er betalt og ikke stemmer overens med bookingen, overføres varelinjer fra bookingen til kassen. 

Valuta

Under fanebladet 'Valuta' har du mulighed for at aktivere brugen af flere forskellige valutaer i kassen.

• Primær valuta: Den primære valuta har du ikke mulighed for selv at ændre. Dette kan kun gøres af GECKO Booking.
• Ekstra valuta(er): Du har dog mulighed for at aktivere brugen af ekstra valutaer ved at markere de(n) ønskede ekstra valuta og herefter trykke på  'Opdater'.

Hvis du ønsker at aktivere brugen af flere valutaer, anbefales det, at du kontakter GECKO Booking for en fuld introduktion til brugen af valuta i GECKO Booking.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Bon- og faktura oplysninger

Under fanebladet 'Bon og faktura oplysninger' kan du indstille følgende informationer, der vises på de bonner/kvitteringer, du udskriver til dine kunder.

• Adresse- og firmaoplysninger: Se og ændr de adresse- og firmaoplysninger, der står registreret på dine kvitteringer. Bemærk, at du ikke selv kan ændre CVR-nummeret. Ifølge krav fra SKAT, skal du kontakte GECKO Booking, hvis dette ønskes ændret. Starter man et nyt firma med et nyt CVR-nummer, skal der oprettes en ny kassekonto til det pågældende CVR-nummer efter krav fra SKAT. Dine fulde firmaoplysninger står stadigvæk registreret under 'Generelle indstillinger' under menupunktet 'Indstillinger' (se generel vejledning for mere information), men du har her mulighed for f.eks. at indtaste forskellige adresse- og firmaoplysninger på dine kvitteringer fra forskellige kasseapparater. Dette kunne f.eks. være relevant, hvis din virksomhed er fordelt på flere lokationer.
• Bon tekst: Indtast en tekst, der skal stå på toppen af dine kvitteringer.
• Kommentar (vises i bunden): Indtast en tekst, der skal stå i bunden af dine kvitteringer. Husk, at du altid har mulighed for at ændre kommentaren, så dette felt kan også indeholde en tekst, der kun skal vises i en midlertidig periode fx i forbindelse med en kampagne.
• Kundeoplysninger på bon: Vælg, hvorvidt kundens oplysninger skal vises på kvitteringen, samt hvor på kvitteringen oplysningerne skal vises.
• Vis kunde CPR-nr.: Bestem, hvorvidt kundens CPR-nummer skal vises på kvitteringen. Hvis det ikke er valgt, at kundeoplysninger generelt skal vises, vises CPR-nummeret heller ikke. CPR-nummeret vises samme sted som de andre kundeoplysninger. Bemærk at brug af CPR-nummer skal aktiveres generelt under 'Avancerede indstillinger' (se generel vejledning for mere information).
• Vis kundens fremtidige aftaler: Bestem, om kundens fremtidige aftaler skal vises på kvitteringen.
• Vis evt. medarbejder på varelinje: Bestem, hvorvidt den valgte medarbejder skal vises på varelinjen. Hvis flere varer købes på samme bon vil medarbejderens navn være vist på alle varelinjer. Dette giver mulighed for at vælge forskellige medarbejdere til hver vare.
• Vis evt. gavekortrest: Bestem, hvorvidt en eventuel rest på et gave-/værdikort skal vises på kvitteringen. På denne måde kan en kunde selv se, hvilket beløb der er tilbage på et gave-/værdikort.
• Faktura Konto nr.: Indsæt her det registreringsnummer og kontonummer, der skal påføres fakturaer oprettet i den pågældende kasse. Hvis du har flere kasseapparater, kan du hermed også benytte forskellige kontonumre alt efter, hvilken kasse, fakturaen oprettes i. Brug erstatningskoderne [cashRegisterAccountRegNo] og [cashRegisterAccountNo] på faktura teksterne under 'Indstillinger' > 'Tekster' > 'Kasse'.
• Ekstra faktura tekst: Skriv her den tekst du ønsker at indsætte som standard på dine fakturaer. Hvis du har flere kasseapparater, kan du hermed benytte forskellige tekster alt efter, hvilken kasse, fakturaen oprettes i. Brug erstatningskoden [cashRegisterExtraText] på faktura teksterne under 'Indstillinger' > 'Tekster' > 'Kasse'.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Faktura/bon tekst skabelon

Under fanebladet 'Faktura/bon tekst skabeloner' kan du tilføje en ekstra tekst/kommentar på dine boner og fakturaer.

• Ekstra tekst per faktura/bon: Sæt flueben for at kunne angive en individuel tekst til din faktura eller bon.
• Tilføj ekstra skabelon: Tryk her for at oprette de forskellige tekst-skabeloner. Du skal angive skabelonens navn samt skrive selve teksten. Du kan benytte dig af forskellig skrift til dette formål; fed, kursiv, understreget samt gennemstreget. Tryk på 'Opret', og skabelonen er oprettet. Skabelonerne vil ligge gemt på en list som billedet ovenfor illustrerer.

For at teksten vises på både bon og faktura, skal du kopier erstatningskoden; [FakturaEkstraText] til din faktura under Indstillinger > Generelt > Tekster og skabeloner > Fanen: Kasse > Faktura PDF - Bund. 
Hvis du har aktiveret "Bon som faktura" indsættes erstatningskoden i teksten; Faktura PDF - Bund - Betalt.

På din bon indsættes erstatningskoden under Kasse > Kasseindstillinger > Kasseapparater > Fanen: Bon og faktura oplysniner:

Når du går til kassen, vil der være en knap kaldet 'Tilføj tekst' ud for stedet, hvor du vælger, om købet skal oprettes som bon eller faktura.  

Trykker du på denne knap, åbnes et vindue hvor du kan skrive en ny tekst eller blot hente en af de skabeloner, du har oprettet tidligere. Du henter en tekstskabelon ved at vælge navnet på den ønskede skabelon og trykke 'Hent skabelon'. Teksten fra denne skabelon sættes så ind i tekstfeltet øverst under 'Ekstra tekst til faktura/bon'. Tryk til sidst på 'Gem tekst'. 

Når teksten gemmes på en faktura, kan den vises i faktura PDF, hvor den får sin egen erstatningskode [FakturaEkstraTekst]. Når ekstrateksten tilføjes til en faktura ser det således ud:

Når den tilføjes en bon, ser det således ud:

Indstillinger til kassestemning eksport

Under fanebladet 'Indstillinger til kasseafstemning eksport' kan du ændre indstillinger, der påvirker dine muligheder for at lave en eksport af dine kasseafstemninger til et regnskabsprogram, f.eks. E-conomic eller Dinero. Der er to måder at benytte kasseeksporten på: 1) lav en eksport til en .csv fil, der herefter kan importeres til dit regnskabsprogram eller 2) eksporter direkte til regnskabsprogrammet E-conomic eller Dinero. Begge dele kan gøres med dine afsluttede kasseafstemninger, dvs. dine lukkede kasser (se Eksport af kasseafstemning for mere information). Du har her følgende muligheder:

• Kontonumre til varegrupper: Indtast her kontonumrene fra dit regnskabsprogram for dine varegrupper. Hvis du benytter samme kontonummer til alle dine varegrupper, kan du indtaste samme nummer for alle varegrupper. Hvis du sælger momsfritagede varer/ydelser, skal du ligeledes indtaste det tilhørende kontonummer. Hvis du ikke sælger momsfritagede varer, kan du efterlade disse felter tomme. Slutteligt skal du indtaste en beskrivelse for hver varegruppe. Denne beskrivelse medtages i eksporten, så det er vigtigt, at du husker at udfylde dette felt.
• Kontonumre til betalingstyper: Indtast her kontonumrene fra dit regnskabsprogram for dine betalingstyper. Hvis du sælger momsfritagede varer/ydelser, skal du ligeledes indtaste det tilhørende kontonummer. Hvis du ikke sælger momsfritagede varer, kan du efterlade disse felter tomme. Slutteligt skal du indtaste en beskrivelse for hver betalingstype. Denne beskrivelse medtages i eksporten, så det er vigtigt, at du husker at udfylde dette felt.
• Kontonumre øvrige: Indtast her øvrige kontonumre fra dit regnskabsprogram. Hvis du sælger momsfritagede varer/ydelser, skal du ligeledes indtaste det tilhørende kontonummer. Hvis du ikke sælger momsfritagede varer/ydelser, kan du efterlade disse felter tomme. Slutteligt skal du indtaste en beskrivelse for hver betalingstype. Denne beskrivelse medtages i eksporten, så det er vigtigt, at du husker at udfylde dette felt. 

Det er vigtigt, at du altid husker at indtaste både et kontonummer og en beskrivelse, hvis du ønsker, at et felt skal medtages i eksporten.

For en yderligere beskrivelse af hvert enkelt felt der findes under 'Kontonumre til varegrupper, 'Kontonumre til betalingstyper' og 'Kontonumre øvrige' og som kan anvendes til opsætningen af en kasseeksport, se da denne FAQ. 

• E-conomic integration: Hvis du benytter dig af regnskabsprogrammet E-conomic, kan du aktivere direkte eksport fra GECKO Booking til E-conomic. For at benytte denne funktion skal du, udover ovenstående, i E-conomic aktivere API tilføjelsen, hvilket du gør under 'Abonnement' > 'Tillægsmoduler'. Herefter skal du logge ind på dit GECKO Booking system, åbne denne fane (Indstillinger til kasseafstemning eksport) og aktivere E-conomic integration. Du har nu en mulig integration: APP token. For at benytte APP token, skal du markere 'App token' og klikke på 'Klik her og få en med det samme'. Du vil nu få vist et vindue, hvor du skal angive aftalenr., bruger-ID og adgangskode til E-conomic og derefter trykke på 'Giv adgang'. Din APP token bliver nu oprettet. Denne skal du kopiere og indsætte i feltet ud for 'APP token' i GECKO. Slutteligt skal du angive Kassekladde navn nøjagtig som i E-conomic (dette finder du i E-conomic under 'Regnskab > 'Kassekladder'). Bemærk! Det er vigtigt at kassekladde navnet skrives på præcis samme måde som i E-conomic. Efter at have tjekket, at alt stemmer, skal du selv bogføre eksporten i E-conomic. Du kan også tilføje et afdelingsnummer, hvilket kan være relevant, hvis du har flere afdelinger. På denne måde kan hver afdeling tilføje deres afdelingsnummer, når de eksporterer til e-conomic, hvilket gør det nemt og overskueligt for dig at se, hvilke eksporter mv. der hører til de forskellige afdelinger, når du er i E-conomic. Bemærk, at dette kræver, at du har E-conomic modulet 'dimension' aktiveret.

• Dinero integration: Hvis du benytter dig af regnskabsprogrammet Dinero, kan du aktivere direkte eksport fra GECKO Booking til Dinero. For at benytte denne funktion skal du, udover ovenstående, oprette en API-nøgle i Dinero, hvilket du gør under 'Indstillinger' > 'API' > '+Ny API-nøgle'. Denne API-nøgle skal gemmes, da den skal indsættes i GECKO. Herudover, skal du ligeledes gemme dit firma ID, som du finder i bunden af siden i Dinero. Gå nu til dit GECKO Booking system, åbn denne fane (Indstillinger til kasseafstemning eksport) og indtast aktiver Dinero integration. Indtast ligeledes dine gemte Dinero oplysninger. Efter at have tjekket, at alt stemmer, skal du selv bogføre eksporten i Dinero.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Det er dit eget ansvar at tjekke, at alt er korrekt, før du bogfører eksporten til dit regnskabsprogram. Hvis du er i tvivl, anbefaler vi, at du tjekker med din revisor.

Betalingstype indstillinger

Under fanebladet 'Betalingstype indstillinger' har du tre indstillingsmuligheder

• Fratræk i udtræk: Her kan du bestemme, hvilke betalingstyper der ikke skal medregnes i omsætningen, når du ønsker at se omsætningsstatistik for en bestemt periode. De betalingstyper, du krydser af her, bliver altså fratrukket den samlede omsætning i statistikkerne. Det vil sige, at hvis du vælger 'Kontanter', så bliver det beløb, der er betalt med kontanter, fratrukket den samlede omsætning.
• Vis i fakturaoversigt: Her kan du bestemme, hvilke betalingstyper, der skal vises på fakturaoversigten. Betalingstyperne med flueben vil nu figurere med deres egen kolonne, og du kan dermed se, om betalingstypen er anvendt som betaling på de pågældende fakturaer.
• Må ikke rettes ved luk kasse: Her kan du bestemme, hvilke betalingstyper, det ikke skal være muligt at rette i, når kassen lukkes.

Log

Under 'Log' kan du se, hvilke ændringer der er foretaget for den pågældende kasse, ligesom du kan se, hvem, der har foretaget ændringerne.