Vejledninger - Indstillinger

Du har mulighed for at redigere indstillingerne for hver enkelt kalender. Dette gøres ved at vælge 'Ret' under 'Indstillinger' ud for den ønskede kalender på kalenderoversigten. Indstillingerne ændres ved at markere (funktionen aktiveres) eller afmarkere (funktionen deaktiveres) boksen ud for den indstilling, du ønsker at ændre. Husk at trykke på 'Opdater' i bunden af siden!

Generelle indstillinger:

• Navn: Ændr kalenderens navn. 
• E-mail: Indtast en e-mailadresse på kalenderens indehaver for at kunne modtage notifikationer per e-mail.  Hvis du indtaster mere end en e-mailadresse, skal de adskilles med komma.
• Mobilnummer: Indtast et mobilnummer på kalenderens indehaver for at kunne modtage notifikationer per SMS.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Hvis du har indtastet en e-mail har du følgende muligheder:

• Dagsoversigt: Modtag en oversigt over dagens bookinger hver nat omkring kl. 01:00. Dagsoversigten sendes på det sprog, der er valgt i back-end.
• Specialoversigt: Modtag en oversigt over en selvvalgt given periode på en bestemt selvvagt ugedag på e-mail.
• Ny booking – E-mail: Modtag en e-mail, når en kunde booker en tid (gælder ikke kvikbookinger).
• Ny kommentar - E-mail: Modtag en e-mail ved nye kundebookinger, såfremt kunden har udfyldt noget i kommentar-feltet. Bemærk! Retter kunden sin booking vil du kun modtage en e-mail, hvis kunden i anden omgang indsætter en ny besked i kommentarfeltet.
• Booking slettet – E-mail: Modtag en e-mail, når en kunde sletter en tid (gælder ikke sletninger foretaget af personale).

Hvis du har indtastet et mobilnummer har du følgende muligheder:

• Ny booking – SMS: Modtag en SMS, når en kunde booker en tid (gælder ikke kvikbookinger).
• Booking slettet – SMS: Modtag en SMS, når en kunde sletter en tid (gælder ikke sletninger foretaget af personale).

Du kan tilgå de tilhørende tekstfelter ved at trykke 'gå til tekst' udfor den ønskede funktion.

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

Tilføj en kalenderbeskrivelse:

• Beskrivelse: Indtast en beskrivelse af kalenderen (eller kalenderens indehaver), der kan indsættes i e-mails ved hjælp af koden [KALENDERBESKRIVELSE].

Husk at trykke på 'Opdater' for at gemme en ændring!

iCal muligheder:

• iCal: Abonner på en eller flere kalendere via iCal-formatet. iCal understøttes af bl.a. Outlook, Thunderbird og mange smartphones, f.eks. iPhone og Android telefoner. Med denne funktion kan du via 'live'-opdateringer følge med i din kalender uden at skulle logge ind på GECKO Booking. Se vejledning omkring iCal-funktionen.
• Send link: Ønsker du, at få din bookingkalender til at synkronisere til din mobiltelefon, kan du sende linket direkte fra bookingsystemet til din telefon med en SMS. Vær opmærksom på, at funktionen kræver SMS-modulet tilkoblet.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Medarbejder indstillinger:

• Medarbejder: Har du tilkøbt kassemodulet kan du koble kalenderen til en medarbejder fra kassesystemet. Hvis en kalender tilhører en medarbejder, der også benytter kassesystemet, kan det lette dit overblik at sammenkoble disse. Du har også mulighed for at oprette en ny medarbejder direkte fra kalenderen ved at trykke på 'Opret ny medarbejder'. Indtast herefter medarbejderens navn og tryk på 'Opdater'. Medarbejderen er nu oprettet og kalenderen er automatisk tilkoblet denne nyoprettede medarbejder.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Online booking - Billeder og tekst

Under kalenderens indstillinger kan du uploade et billede samt en tekst, der vil blive vist ved siden af din kalender (ugevisningen). Du uploader billedet ud for 'Vælg billede' ved trykke på 'Vælg fil' og finde det relevante billede. Teksten skrives nederst på siden i tekstboksen ud for 'Tekst'. 

Ydelses-indstillinger:
Under kalenderens indstillinger kan du se en oversigt over alle oprettede ydelser og ændre kalenderindstillingerne for disse. Ved at markere boksen 'Alle' markeres alle ydelser i kundegruppen.

Du har her følgende muligheder:

• Plus/minus tid: Tilpas ydelsens varighed for netop denne kalender. Dette kan være praktisk, hvis f.eks. en ny medarbejder eller en elev skal bruge 10 minutter mere for at udføre ydelsen.
• Aktiv?: Vælg hvilke ydelser, kalenderen skal udbyde. Hvis manuel tilmelding af ydelsen blev valgt, da ydelsen blev oprettet, er det vigtigt, at ydelsen aktiveres her.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!

Tillægsydelses-indstillinger:
Under kalenderens indstillinger kan du se en oversigt over alle oprettede tillægsydelser og ændrer kalenderindstillingerne for disse. Ved at markere boksen 'Alle' markeres alle tillægsydelser.

Du har her følgende muligheder:

• Aktiv?: Vælg hvilke tillægsydelser, kalenderen skal udbyde. Bemærk! Tillægsydelser i den inaktive gruppe ikke vises ved booking ligegyldigt om tillægsydelsen er aktiveret i den enkelte kalender. Hvis dette ønskes ændret, skal tillægsydelsen aktiveres på tillægsydelsesoversigten. Se tillægsydelser for mere information.

Husk at trykke 'Opdater' for at gemme en ændring!  

Eksterne kalendere

Du har mulighed for at forbinde din GECKO kalender med eksterne kalendere som Exchange og Google Calendar. Dermed vil dine aftaler i den pågældene eksterne kalender blive overført til din GECKO kalender og blive oprettet som arbejdstider der ikke kan bookes. Det er ikke muligt at se hvorfor en tid er blokeret i ens GECKO kalender, men blot at det er en ekstern kalenderaftale.

Læs mere om hvordan du importerer aftaler fra henholdsvis Exchange og Google Calendar her.

Slet en kalender
Du har nederst mulighed for at slette en kalender. En sletning af en kalender er permanent og kan ikke fortrydes. Når du sletter en kalender, slettes alle bookinger i kalenderen, samt alt statistik over tilknyttede bookinger. Det er derfor kun super-administratoren, der har lov til at slette en kalender, og derfor skal dette login indtastes for at bekræfte sletningen, når du har trykket på 'Slet kalender'-knappen (se Loginindstillinger for mere information om super-administratorlogin).